MAKALAH SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN

BERIKUT INI ADALAH MAKALAH SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN SILAHKAN DOWNLOAD VERSI WORD , ATAU BACA DIBAWAH INI 

MAKALAH

“ SISTEM ADIMINISTRASI PERKANTORAN“

 

Disusun Oleh :

NAMA      : NIRNA RIZKIYAH

NIM :

PRODI      : D-IV Kearsipan

UNIVERSITAS TERBUKA

UNIT PROGRAM PEMBELAJAR JARAK JAUH ( UPBJJ ) PURWOKERTO

POKJAR TEGAL

TAHUN 2015

KATA PENGANTAR

Assalammu’alaikum Wr. Wb

Segala puja puji hanya bagi Allah swt, yang telah melimpahkan segalaa rahmat dan karunia-Nya kepada kami, sehingga pada hari kami dapat menyelesaikan tugas yang diberikan oleh pembimbing kami dengan tepat waktu.

Begitu pula dalam penyususan Makalah yang kami beri judul “ Sistem Administrasi Perkantoran”, pasti tidak luput dari kesalahan maupun kekurangan , di karenakan sedikitnya pengetahuan kami mengenai materi yang kami buat, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati izinkan kami menghaturkan rasa terima kasih kepada seluruh pihak terkait yang telah membantu tersusunnya makalah ini.

Semoga makalah yang kami buat ini menjadi berguna untuk kami para penyusun dan berguna bagi para pembaca sekalian, terima kasih

Wassalammu’alaikum Wr. Wb

Tegal,        Desember 2015

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Organisasi perkantoran merupakan salah satu bidang kegiatan dalam administrasi perkantoran, yaitu pengelompokan dan pengaturan berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu setelah sebelumnya diadakan perencanaan dalam rangka usaha penyelenggaraan perkantoran guna guna membantu pucuk pimpinan dalan pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.

Kegiatan yang dilakukan dalam ruang lingkup organisasi modern perkantoran terdiri atas kegiatan pengelompokan dan penyusunan tugas-tugas operasional kantor yang harus dilakukan, penentuan lokasi gedung kantor, penyusunan tata ruang kantor, penunjukan dan pengelompokan orang-orang atau personil yang harus melaksanakan pekerjaan kantor, penyusunan tata cara atau prosedur pelaksanaan tugas-tugas operasional kantor, penyusunan formulir yang digunakan dalam perkerjaan kantor.

B.     Tujuan Penyusunan

Adapun tujuan dalam penyusunan makalah ini yaitu :

            1 .      Memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen 

            2.      Memperluas pengetahuan mengenai sistem administrasi perkantoran

C.    Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini yaitu :

            1.      Pengertian dan Ruang lingkup Organisasi !

            2.      Prinsip Organisasi !

            3.      Fungsi Organisasi !

           4.      Ruang lingkup administrasi Perkantoran Modern!

           5.      Peran Manajer Kantor !

BAB II

PEMBAHASAN

         A.    Pengertian Organisasi

Organisasi adalah penyusunan dan pengelompokan kegiatan dan orang-orang yang melaksanakan kegiatan tersebut dalam usaha mencapai tujuan bersama yang ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat dinjau dari dua sudut pandang yaitu :

1.      Organisasi dapat dipandang sebagai “wadah” atau tempat dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan .

·         Maksud dari orgasasi sebagai wadah yaitu sifatnya relative statis artinya sekali ditetapkan susunan atau strukturnya, tidak berubah-rubah selama waktu tertentu, apabila terdapat perubahan kebutuhan yang diakibatkan oleh pengaruh lingkungan misalnya: karena perkembangan masyarakat dan faktor-faktor lain yang berubah, baru diadakan penyesuaian dalan susunan organisasi yang bersangkutan, biasanya setelah kurun waktu lima tahun atau lebih. Sebagai contoh misalnya organisasi kelurahan atau desa yang semula membawahi 8 lingkungan atau dukuh, sebagai akibat dari makin meningkatnya jumlah penduduk dan makin banyaknya macam-macam pelayanan yang harus dilakukan, maka dipecah menjadi 2 buah kelurahan atau desa.

2.      Organisasi sebagai proses dimana analisis interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi itu.

·         Organisasi sebagai proses menyoroti interaksi antara orang-orang didalam organisasi itu, karenanya organisasi sebagai proses sifatnya lebih dinamis dibandingkan dengan organisasi sebagai wadah. Organisasi sebagai proses membawa kita kepada pembahasan berbagai hubungan manusia dalam organisasi tersebut, yaitu hubungan formal atau kedinasan, yang biasanya diatur dalam hukum pendirian organisasi yang bersangkutan atau terlihat pada struktur organisasi dengan adanya hierarki atau jenjang jabatan dalam organisasi tersebut, dan hubungan informal yang timbul sebagai akibat dari interaksi atau kontak pribadi antara orang-orang dalam organisasi itu.

     B.     Ruang Lingkup Organisasi Perkantoran

Adapun yang menjadi ruang lingkup organisasi tergantung dari tujuan organisasi yang bersangkutan dan kegiatan-kegiatan apa yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan tersebut, dan yang menjadi ruang lingkup organisasi perkantoran yaitu :

•    Melayani pekerjaan operatif yang harus dilakukan guna mencapai tujuan organisasi, misalnya menyelenggarakan tata usah/ surat menyurat, melaksanakan pembukuan keuangan, melakukan pencatatan hasil kegiatan seperti hasil produksi, hasil penjualan dan kegiatan lain yang berifat menunjang
• 2.      Menyediakan keterangan atau informasi bagi pimpinan organisasi sebagai bahan untuk pengambilan keputusan dan perumusah kebijakan organisasi
• 3.      Membantu kelancaran dalam pengembangan organisasi sesuai dengan perubahan yang diperlukan sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.

        C.    Prinsip Organisasi

Dalam organisasi memiliki unsur-unsur pokok yaitu manusia, tujuan, tugas pekerjaan dan peralatan/fasilitas, dengan demikian tiap organisasi harus memiliki unsur tersebut baik organisasi itu bersifat organisasi Negara/pemerintah yang mengatur dan memberi pelayanan terhadap masyarakat atau bersifat niaga/bisnis yang menghasilkan barang dan jasa serta menjual kepada masyarakat dengan mencari keuntungan atau bersifat sosial/kemasyarakatan yang memberikan bantuan serta pelayanan kepada masyarakat tanpa mencari keuntungan.

Berdasarkan data diatas suatu organisasi yang baik harus memiliki prinsip atau ciri pokok sebagai berikut :

• ·         Terdapat tujuan yang jelas,
• ·         Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap anggota organisasi
• ·         Adanya kesatuan perintah dan kesatuan arah
• ·         Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab
• ·         Adanya pembagian tugas pekerjaan yang merata dan sesuai
• ·         Susunan atau struktur organisasi
• ·         Pola dasar organisasi harus relative permanen/tetap
• ·         Adanya jaminan stabilitas jabatan atau pekerjaan (security of tenure)
• ·         Pemberian balas jasa atau imbalan kepada anggota organisasi.

        D.    Fungsi Organisasi

Hakikat organisasi adalah pembagian tugas. Pembagian tugas tersebut dilakukan dalam usaha untuk mencapai tujuan sehingga dapat dikatakan pula bahwa organisasi merupakan alat/sarana untuk mencapai tujuan. Dengan demikian organisasi berfungsi sebagai sarana atau cara agar pencapaian tujuan lebih mudah dilakukan dari pada sendiri tanpa pembentukan suatu organisasi.

Jadi organisasi mempunyai fungsi atau sifat tugas sebagai berikut :

• 1.      Sebagai alat/ sarana untuk mencapai tujuan dengan sistem kerja sama antara orang-orang dalam mencapai tujuan
• 2.      Sebagai kelompok atau himpunan orang-orang (wadah) dalam melaksanakan kerja sama tersebut
• 3.      Sebagai proses pembagian tugas/pekerjaan yang harus dilakukan dalam usaha pencapai tujuan.

Sedangkan administrasi hakikatnya adalah menyelenggarakan kegiatan perkantoran. Kegiatan perkantoran dilakukan dalam rangka membantu puncak pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan pengertianny, administrasi berfungsi sebagai sarana atau alat untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi administrasi atau sifat tugas yang serupa dengan organisasi sebagai berikut :

• ·         Sebagai kelompok orang yang melakukan kerja sama
• ·         Sebagai pelaksana yang melaksanakan tugas dengan menggunakan alat-alat, sarana, materi dan perlengkapan
• ·         Sebagai pembantu pimpinan agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

E.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Modern

Organisasi perkantoran seperti dikemukakan dalam pendahuluan dapat diartikan sebagai pengelompokan dan pengaturan berbagai macam kegiatan operasional dalam rangka penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisai.

Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan administrative (tata usaha) yang dapt dilakukan dengan tangan atau mesin,contoh : kantor pusat tata usaha universitas , kator secretariat kecamatan, dan sebagainya , sedangkan tata usaha atau administrasi dalam arti sempit mempunyai tiga peranan pokok yaitu :

1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2.      Menyediakan keterangan atau informasi bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat

3.      Membantu kelancaran pengembangan organisasi secara keseluruhan.

F.     Peranan Manajer Administrasi Kantor

Sebagai seorang kepala dalam pengumpulan , pemrosesan, penyimpanan, pemakaian dan pendistribusian informasi, seorang manajer administrasi kantor memainkan peranan penting dalam proses pengambilan keputusan dengan kemungkinan penggunaan biaya yang minimum, dengan ketepatan informasi dan berguna di setiap waktu.

Dalam suatu perusahaan manajer kantor mungkin dia adalah seorang akuntan, dan dibeberapa perusahaan lain manajer kantor adalah manajer personalia atau keuangan yang bertanggung jawab dalam pengawasan dan pengarahan bermacam-macam aktivitas kantor, atau mungkin manajer kantor dia adalah kepala bagian kantor yang bertanggung jawab untuk menjabarkan tugas-tugas kepada semua bagian.

Dalam analisis para ahli mengenai peranan manajer kantor , ada tiga aktivitas utama yang sering dilakukan oleh manajer kantor adalah memelihara hubungan dengan karyawan dengan cara mendengarkan pendapat mereka, analisis jabatan dan mangadakan komunikasi-komunikasi tertulis (pembuat surat-surat dan laporan).

Hal ini sama juga dikemukakan oleh Schmidt dan Waner, mereka menemukan bahwa manajer kantor menghabiskan sebagian waktunya terutama untuk berkomunikasi secara lisan dan tulisan, dengan perbandingan dua kali lebih banyak komunikasi lisannya daripada tulisan.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Kantor merupakan tempat suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah, swasta, maupun lembaga masyarakat. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam ruang lingkup Organisasi Perkantoran adalah pengelompokan orang-orang atau personil kantor, dan penataan ruang lingkup organisasi kantor, dalam setiap organisasi terdapat unsur-unsur organisasi yang terdiri dari manusia, tujuan, tugas dan peralatan.

Tempat dan pusat kegiatan yang ada hubungannya dengan usaha pencapaian tujuan organisasi dalam arti Negara atau perusahaan disebut kantor, kegiatan kantor disebut juga dengan kegiatan tata usaha memegang peranan penting dalam tiga hal yaitu :

1.      Melayani pekerja operatif guna mencapai tujuan organisasi

2.      Menyediakan keterangan bagi pimpinan

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Sedangkan ruang lingkup kegiatan administrasi perkantoran mencakup yang ada didalam organisasi dan diluarnya, terutama yang berkaitan dengan tanggung jawab operasional suatu organisasi, baik Negara maupun niaga.